تجهيز تقنية المعلومات لمكتب أو فرع جديد في عُمان

من غرفة فارغة إلى مكتب يعمل

حين توقّع عقد إيجار مكتب أو فرع جديد، تبدأ الساعة. هناك موعد للانتقال، وربّما موعد للافتتاح، وبين اليوم وذلك الموعد على هيكل فارغ أن يصير مكاناً يجلس فيه الناس ويعملون منذ اليوم الأول. وتجهيز تقنية معلومات مكتب جديد هو الجزء الذي يسهل تأجيله أكثر من اللازم، لأنّك لا تراه: الشبكة في الجدران، وخطّ الإنترنت، والهواتف، والكاميرات، والحواسيب الجاهزة بالبريد. أصِب الترتيب والتوقيت يكن يوم الافتتاح هادئاً. أخطئهما يقضِ فريقك أسبوعه الأول بلا شبكة لاسلكية، ينتظر خطّاً لم يُطلَب قطّ.

هذه جولة واضحة فيما يدخل فعلاً في تحويل مساحة جديدة من الفراغ إلى العمل، بالترتيب الذي يحدث به، ولماذا يتفوّق فريق واحد يتولّى ذلك كلّه على خمسة مورّدين يتأخّر كلٌّ منهم ويلقي اللوم على الآخر.

خطّط بالعدّ التنازلي من تاريخ الانتقال

أنفع ما يمكنك فعله أن تُثبّت التاريخ الذي عليك أن تكون فيه جاهزاً للعمل، وأن تُخطّط التجهيز كلّه بالعدّ التنازلي منه. فلكلّ شيء تقريباً في تجهيز المكتب مهلة تنفيذ، وأطول هذه المهل هي التي لا يمكن استعجالها في آخر لحظة.

خطّ الإنترنت عادةً هو الأسوأ. فطلب اتّصال أعمال من المزوّد قد يستغرق أسابيع، وفي مبنى مستأجَر قد تحتاج أيضاً إلى إذن المالك لمدّ الخطّ إلى الوحدة واستعمال المجرى الرأسي، وهذا يضيف وقتاً بذاته. لذا يُطلَب الخطّ أوّلاً، غالباً قبل أن يجفّ الطلاء. أمّا الكابلات فيجب أن تُمدّ والجدران والأسقف ما تزال مفتوحة، أي أن تُجدوَل ضمن أعمال التشطيب لا بعدها. ويجدر أن تعلم أنّ كهربائيّ التشطيب ليس عادةً مقاول تمديد الكابلات، وتلك الثغرة، حيث يظنّ كلٌّ أنّ الآخر يتولّى الشبكة، هي تحديداً حيث تخسر المكاتب الجديدة أسبوعاً. والكاميرات وأنظمة التحكّم بالدخول يُفضَّل تمديدها قبل إغلاق السقف كذلك.

حين تُبنى خطّة التقنية على موعد الافتتاح منذ البداية، يجد كلٌّ من هذه مكانه في التشطيب في اللحظة الصحيحة. وحين تكون فكرة لاحقة، تكتشف القيود مفاجأةً مؤلمة تلو الأخرى.

أوّلاً العظام: الكابلات والشبكة وخطّ الإنترنت

كلّ ما في المكتب يقوم على الشبكة، لذا تأتي أوّلاً. تمديد الكابلات المنظّم والشبكة يعني مدّ نقاط بيانات سليمة إلى كلّ مكتب وقاعة اجتماعات وكاميرا ونقطة وصول، رجوعاً إلى خزانة اتّصالات واحدة مرتّبة، وإنهاءها جميعاً كي تُختبَر وتُعنوَن. وموضع تلك الخزانة يستحقّ أن يُحدَّد مبكّراً مع من يتولّى التشطيب، لأنّها تحتاج شيئاً من المساحة والكهرباء والتهوية، ومزوّد طاقة احتياطي صغير هناك يُبقي الشبكة والهواتف تعمل خلال انقطاع كهربائي عابر بدل أن يسقط المكتب كلّه. وتمديد الكابلات والأسقف والجدران مفتوحة أرخص وأنظف بكثير من مطاردة الكابلات في مكتب مكتمل لاحقاً.

مع تمديد الكابلات ووضع المحوّل والموجّه في الخزانة، يصير للمكتب شبكة. ثمّ تأتي الشبكة اللاسلكية للأعمال، بنقاط وصول موضوعة لتغطية حقيقية عبر الطابق، لا موجّه واحد في زاوية ينقطع في قاعة الاجتماعات البعيدة. ثمّ يُوصَل خطّ الإنترنت الذي طلبته مبكّراً بالموجّه، فيصير للمكتب منفذ للدخول والخروج.

أصِب هذه الثلاثة، بهذا الترتيب، يجد باقي التجهيز شيئاً متيناً يتّصل به.

ثمّ الأنظمة التي تعمل فوقها

ما إن تعمل الشبكة والخطّ حتّى تأتي فوقها الأنظمة التي يستعملها عملك فعلاً:

• الخوادم والملفّات المشتركة تأتي بعد ذلك. إن كان العمل يقوم على قرص مشترك أو نظام محاسبة أو خادم محلّي، فيُجهَّز ذلك الخادم وتخزينه، مع تحديد أين تُحفَظ الملفّات ومن يصل إليها.
• الهواتف تعمل الآن على الشبكة نفسها، فيمنحك نظام هاتف الأعمال تحويلات ورقماً رئيسياً وقائمة بسيطة دون خطّ منفصل لكلّ مكتب.
• الكاميرات والتحكّم بالدخول تدخل الخدمة. كاميرات المراقبة والتحكّم بالدخول تغطّي المداخل والمناطق المهمّة، وتُسجّل بحيث تكون اللقطات موجودة حين تحتاجها، وتُدخِل من يحقّ له وتمنع سواه.
• ثمّ الحواسيب والبريد. تنال المكاتب أجهزتها، ويُجهَّز بريد كلّ شخص وحساباته ويعمل، كي تكون أوّل مهمّة في اليوم الأول عملاً لا انتظاراً لضبط حاسوب.

الغاية من الترتيب أنّ لا شيء هنا يكتمل قبل وجود الطبقة تحته. ومحاولة تجهيز الحواسيب والهواتف قبل مدّ الشبكة هي كيف يتعثّر التجهيز.

الأمن من اليوم الأول

الأمن ليس شيئاً تضيفه بعد أن ينشغل المكتب؛ بل يُجهَّز والمكتب يتكوّن، قبل أن يعتمد عليه أحد. يعني ذلك أن تُقسَّم الشبكة كي لا يكون الضيوف والكاميرات في المساحة نفسها مع حساباتك، وأن يكون للموجّه والشبكة اللاسلكية كلمات مرور حقيقية لا تلك المطبوعة على العلبة، وأن يكون لحسابات الموظّفين تسجيل دخول سليم من الصباح الأول، وأن تعمل نسخة احتياطية قبل أن تتراكم البيانات المهمّة.

المكتب الجديد هو اللحظة الوحيدة التي يسهل فيها فعل ذلك، لأنّ لا شيء يعمل بعد. أمّا تركيب الأمن لاحقاً على مكتب ظلّ يعمل بلا انضباط سنةً فأصعب وأكثر إرباكاً. وبعد اكتمال التجهيز، يأتي دعم تقنية المعلومات المُدار ليُبقي المكتب مُحدَّثاً ومنسوخاً احتياطياً بدل أن ينجرف.

فريق واحد، أم خمسة مورّدين يتبادلون اللوم

هنا يخطئ أكثر تجهيز للمكاتب الجديدة. الكابلات شركة، والكاميرات أخرى، والهواتف ثالثة، والإنترنت رابعة، والحواسيب من يعرفه صاحب العمل. يحضر كلٌّ وفق جدوله، ولا أحد يملك النتيجة، وحين لا تعمل الهواتف يوم الافتتاح يقول مورّد الهاتف إنّها الشبكة، ويقول مورّد الشبكة إنّها الهواتف. ويبقى صاحب العمل حكماً بينهم.

البديل فريق واحد يخطّط وينسّق تجهيز تقنية المعلومات من البداية إلى النهاية على موعدك ويملك النتيجة. فالكابلات والشبكة واللاسلكي والإنترنت والخوادم والهواتف والكاميرات والتحكّم بالدخول والحواسيب والبريد تُرتَّب كي يكون كلٌّ جاهزاً لما يليه، وتُختبَر معاً، وتُسلَّم وهي تعمل. وإن لم يكن شيء على ما يرام، فهناك رقم واحد تتّصل به دون جدال حول خطأ من هو. ولعمل يفتتح فرعاً جديداً، تلك النقطة الواحدة للمساءلة تساوي أكثر من أيّ قطعة عتاد. (وإن كنت تجهّز أكثر من موقع، فربط الفروع كي تعمل كوحدة واحدة عمل قائم بذاته: ربط الفروع المتعدّدة في عُمان.)

باختصار

تجهيز تقنية معلومات مكتب جديد مسألة جدولة بقدر ما هو مسألة تقنية. اطلب خطّ الإنترنت مبكّراً، ومدّ الكابلات والجدران مفتوحة، وابنِ من الشبكة صعوداً إلى الأنظمة التي تعمل فوقها، وجهّز الأمن من اليوم الأول، وخطّط لذلك كلّه بالعدّ التنازلي من موعد انتقالك. افعل ذلك تكن التقنية جاهزة بهدوء حين تُفتَح الأبواب. وأبسط طريق إلى ذلك فريق واحد يتولّى التجهيز كاملاً من البداية إلى النهاية، كي تقضي ما قبل الافتتاح مفكّراً في عملك، لا مطارِداً خمسة مورّدين.