أنظمة هاتف الأعمال والسنترال (VoIP) للمكاتب في عُمان

الهاتف لا يزال الباب الأوّل إلى عملك

بالنسبة إلى كثير من الشركات في عُمان، الهاتف هو أوّل ما يمدّ إليه العميل يده، وكثيراً ما يكون أوّل ما يخذله. قد تعمل بخطّ أو خطّين مشتركين، فيسمع المتّصل الثاني نغمة الانشغال ويتّصل بمنافس بدلاً منك. ويعطي الموظّفون أرقام هواتفهم الشخصية لأنّه لا سبيل مرتّب للوصول إليهم على مكاتبهم. ويلتقط أحدهم في الاستقبال كلّ مكالمة ويحوّلها يدوياً، وحين يغيب، يرنّ الهاتف في غرفة خالية. وإضافة مكتب جديد تعني اتّصالاً آخر بشركة الاتّصالات وانتظاراً آخر. لا يظهر شيء من هذا في فاتورة، لكنّ كلّ مكالمة فائتة أو مرتبكة عميل حاول مرّة واحدة.

نظام هاتف الأعمال يستبدل بذلك شيئاً تتحكّم أنت فيه. فبدل خطوط نحاسية موصولة بمكاتب بعينها، تسير مكالماتك عبر اتّصالك بالإنترنت وشبكة مكتبك، تديرها برمجية تقرّر إلى أين تذهب كلّ مكالمة. وهذا ما يقصده الناس في الخليج بالسنترال: نظام مركزي واحد يربط كلّ هاتف وتحويلة وفرع. نحن نُنشئه، ونوصله بأرقامك، ونُبقيه يعمل إلى جانب بقية دعم تقنية المعلومات لديك.

ما هو نظام هاتف الأعمال فعلاً

خلف الكلمات التسويقية بضعة مصطلحات بسيطة يفيدك أن تعرفها قبل أن تنفق. «الهاتف عبر الإنترنت» (VoIP) يعني أنّ مكالماتك تنتقل بيانات عبر الشبكة لا عبر سلك هاتف مخصّص. والسنترال (PBX) هو الجزء الذي يؤدّي العمل: يمنح كلّ شخص تحويلة، ويربط المكالمات الداخلية، ويمرّر المكالمات الخارجية دخولاً وخروجاً عبر خطّ من مزوّد الاتّصالات لديك. وباجتماعهما يكون لديك سنترال يعمل عبر الشبكة (IP-PBX)، وهو السنترال الحديث.

ويمكن للنظام أن يقيم في أحد موضعين. سنترال مُستضاف (سحابي) يعمل على خوادم خارج موقعك، فلا يبقى في مكتبك إلا القليل وتصل إليه عبر الإنترنت. وسنترال في الموقع يجلس على جهاز صغير داخل مبناك، وهو يناسب الشركات التي تريد التحكّم في الداخل أو تعمل حيث يكون الاتّصال أقلّ ثباتاً. وفي الحالتين يُجري فريقك المكالمات على هواتف مكتبية، أو على تطبيق هاتف برمجي على حاسوب أو جوّال، أو على الاثنين معاً. ونحن نعينك على اختيار الشكل الذي يناسب طريقة عملك فعلاً وما يحتمله خطّك، لا أن نركّب الصندوق ذاته لكلّ شركة.

التحويلات والاتّصال الداخلي وتوجيه كلّ متّصل إلى وجهته

أوّل ما تلمسه الفرق هو الاتّصال الداخلي. كلّ مكتب، وكلّ شخص، ينال تحويلة قصيرة، فيصير الوصول إلى زميل رقمين أو ثلاثة تطلبها بدل عبور القاعة أو الاتّصال بجوّاله. وهذه المكالمات الداخلية لا تكلّف شيئاً وتبقى داخل نظامك، سواء أكان الشخصان في غرفة واحدة أم في فرعين مختلفين.

أمّا المكالمات الخارجية فهناك يظهر فضل التوجيه. المُجيب الآلي، وهو القائمة المسجّلة التي تحيّي المتّصل وتعرض عليه «اضغط واحد للمبيعات، اثنين للحسابات»، يرسل الناس إلى حيث ينبغي دون أن يلتقط أحد كلّ رنّة. ويمكنك توجيه قسم بأكمله إلى مجموعة رنين، فترنّ هواتف الفريق كلّها حتى يردّ أحدهم، وضبط سلوك مختلف لساعات العمل والمساء والعطلات الرسمية. والمكالمة التي لا يلتقطها أحد تنزل إلى بريد صوتي يصل بريدك الإلكتروني تسجيلاً تعيد سماعه. ولأنّ التحية يمكن أن تكون بالعربية أو الإنجليزية، يختار المتّصل لغته قبل أن يدخل أحد على الخطّ. وللشركة ذات المواقع المتعدّدة، يستطيع النظام ذاته أن يرسل المتّصل إلى أقرب فرع، أو يجمع مكالمات كلّ الفروع في فريق واحد، أيّهما يوافق طريقة إدارتك.

رقم واحد، على المكتب والجوّال والحاسوب

خطّ الهاتف القديم مربوط بمكان. أمّا نظام هاتف الأعمال فمربوط بشخص، وهذا يغيّر بهدوء ما يستطيع فريقك فعله. تحويلة واحدة تستطيع أن تُرنّ هاتفاً مكتبياً وتطبيقاً على الحاسوب وتطبيقاً على الجوّال معاً أو بالتتابع، فتجد المكالمة الشخص المطلوب أينما كان. والموظّفون في الميدان أو العاملون من المنزل يُجرون المكالمات ويستقبلونها على رقم الشركة، فيرى العميل عملك لا جوّالاً خاصاً. وحين يغادر أحدهم، يبقى الرقم والتحويلة لديك وينتقلان إلى من يخلفه.

هذا ما يجعل العمل عن بُعد والعمل الميداني أمراً عملياً لا حلاً وسطاً. فمندوب المبيعات على الطريق، والفنّي المتنقّل بين المواقع، والزميل في بيته، كلّهم على السنترال ذاته مع المكتب الرئيسي، يتشاركون دليلاً واحداً ومجموعة قواعد واحدة. وحين تفتح فرعاً، تنضمّ هواتفه إلى النظام الذي لديك، بدل أن يصير جزيرة منفصلة برقمها الخاصّ وجهاز ردّها الخاصّ.

كيف نُنشئه، وكيف تحتفظ برقمك

قبل أن نُسعّر، نتعرّف على سلوك المكالمات في عملك اليوم: كم خطاً ورقماً لديك، وكم شخصاً يحتاج هاتفاً، وكيف تريد توجيه المتّصلين، وهل يستطيع اتّصالك وشبكتك حمل الصوت بنقاء. من ذلك نصمّم مسارات المكالمات والقائمة، ونتّفق على الأجهزة والتطبيقات، ونسلّمك خطّة وسعراً قبل تركيب أيّ شيء.

والاحتفاظ برقمك المنشور مهمّ، لأنّه مطبوع على مركباتك ولافتاتك ومحفوظ في هاتف كلّ عميل. فحيث يمكن نقل الرقم إلى النظام الجديد، ننقله كي لا يتغيّر شيء في تسويقك. وحيث يتعذّر نقل خطّ، نخطّط للتحوّل بحيث تبقى تردّ طوال الوقت، نُشغّل القديم والجديد جنباً إلى جنب ونحوّل المكالمات حتى يكتمل الانتقال. والغاية تحوّل لا يلحظه عملاؤك أصلاً.

مكالمات نقية، على شبكة مبنيّة لحملها

نظام الهاتف بجودة الشبكة التي تحته، وهذا هو الركن الذي يقصّ فيه التركيب الرخيص. فالصوت أقلّ تسامحاً من التنزيل: قلّة في سعة الرفع، أو شبكة تعامل نقل ملفّ كبير معاملة محادثة حيّة، فتتقطّع الأصوات أو تصل متأخّرة. لذلك تكون الهواتف وشبكة عملك عملاً واحداً لا عملين. نحن نمنح الصوت أولوية على الشبكة كي لا يشوّه اتّصال مزدحم مكالمة، ونتحقّق أنّ الخطّ يحمل عدد المكالمات التي تجريها في آن، ونغذّي الهواتف المكتبية عبر الكابلات ذاتها التي تحمل بياناتك. وإن انقطع الإنترنت، يمكن أن تتحوّل المكالمات إلى الجوّالات كي يبقى العملاء قادرين على الوصول إليك.

يُركَّب على الأرض في عُمان

لأنّنا في مسقط ونعمل حضورياً، فالتركيب أناس في مكتبك: أجهزة تُضبَط في الغرفة، وقائمة وتحية تُسجَّل معك، وفريق يُدرَّب على التحويل والانتظار والبريد الصوتي قبل أن نغادر. والمشكلة التي تحتاج يداً على العتاد تنال زيارة، لا دليلاً يُرسَل إلى استقبالك. وللشركات في بقية دول الخليج نُنشئ الأنظمة وندعمها عن بُعد.

ثمّ يجلس نظام الهاتف داخل بقية تقنيتك، يرعاه الفريق نفسه:

• دعم تقنية المعلومات المُدار كي يملك شريك واحد الهواتف والشبكة وكلّ ما حولها
• شبكة المكتب وتمديد الكابلات التي تعتمد عليها كلّ مكالمة
• تجهيز مكتب أو فرع جديد حيث تدخل الهواتف مع كلّ شيء آخر
• الأمن السيبراني لحماية النظام من احتيال المكالمات وسوء الاستعمال

تواصل معنا

أخبِرنا كيف تصلك المكالمات اليوم وأين تتعثّر، ونقيّم نظامك ونقدّم عرضاً لنظام هاتف يناسب عملك. عبر واتساب أو اتّصالاً على +968 9097 1795، أو بريد contact@budtech.om. فريق محلّي واحد للهواتف، والشبكة التي تسير عليها مكالماتك، والتقنية تحتها.

مقالات ذات صلة

• الانتقال بهواتف عملك إلى VoIP: ماذا تتوقّع، خطوة بخطوة
• ربط الفروع المتعدّدة لتعمل كشركة واحدة
• تجهيز تقنية المعلومات لمكتب أو فرع جديد في عُمان